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épisode 4 : le classement des archives, un travail de longue haleine !

Une troisième étape a permis de décontaminer les archives sélectionnées (voir le troisième épisode).

De retour au sein du bâtiment des archives départementales de la Vienne, les archives de la Filature doivent faire l'objet d'un tri et d'un classement, étapes essentielles du traitement, à la fois matériel et intellectuel.

Une salle pour le tri

Le tri des archives se déroule…en salle de tri ! Elémentaire mon cher Watson me direz-vous, néanmoins l’existence d’une pièce spécifique pour réaliser ce travail est absolument nécessaire : les volumes d’archives à trier sont importants et le besoin de s’étaler impose de disposer d’espaces fonctionnels et d’un mobilier adéquat : étagères, grandes tables, chariots… C’est le cas aux Archives départementales de la Vienne qui disposent probablement d’une des salles les plus grandes de tous les services d’archives départementaux de France (350 m²) !

Salle de tri des AD86
Salle de tri des Archives de la VienneSalle de tri des Archives de la Vienne


C’est dans cette vaste pièce qu’un dernier tri sélectif des archives de la Filature est effectué. Les documents en double, et ceux jugés finalement trop illisibles, trop détériorés ou sans intérêt sont écartés. Dans le cas des archives de la Filature, et selon leur souhait, les documents recalés ne seront pas éliminés mais remis aux propriétaires du site de la filature.



Le tri permet aussi un deuxième travail de conservation préventive (le premier étant la décontamination) consistant à dépoussiérer (étape déjà abordée dans l’épisode précédent) et à enlever toutes les attaches métalliques (du type trombones) dont la rouille, avec le temps, finirait par gangrener le papier, quand elle ne l’a pas déjà fait ! Par ailleurs, les conditionnements d’origine (pochettes plastifiées, classeurs, boites en métal ou carton non neutre…) dont les matériaux, avec le temps, pourraient interagir avec le papier, sont supprimés.

Archives de la Filature

trombones rouillés

Archives de la Filature

Le classement : logique et chronologique

Il s’agit d’une étape essentielle du traitement intellectuel d’un fonds d’archives qui, par la suite, permettra au public de retrouver rapidement les informations qu’il recherche.



Les archives conservées font d’abord l’objet d’un pré-classement selon des rubriques qui sont établies en fonction des documents eux-mêmes. Une fois validé, on établit un plan de classement définitif qui doit refléter au plus près ce que l’on peut savoir de l’organisation de l’entreprise elle-même et qui devient le guide pour le classement final du fonds.

Le classement est à la fois fonctionnel et chronologique. Pour les archives de la Filature, huit grandes sections ont d’abord été définies. Elles reflètent bien la vie d’une entreprise : Historique, Administration, Comptabilité, Personnel, Patrimoine, Gestion du matériel et des stocks, Fabrication-production, Activité commerciale. Les documents peuvent ensuite être ventilés selon ce plan de classement et en fonction des dates des documents afin de pouvoir repérer les bornes chronologiques extrêmes de chaque partie et sous-partie.

 

Des boîtes et des cotes

Au fil du classement, les documents sont progressivement conditionnés dans des boites de conservation. Ces boites sont spécifiques et empêchent toute interaction néfaste avec les documents qui y sont placés. Elles doivent par exemple permettre de compenser l’acidité du papier grâce à la réserve alcaline dont elles sont dotées. Par ailleurs, ces boites ont des formats très différents pour s’adapter aux formats eux-mêmes très hétérogènes des documents d’archives : photographies, plans de bâtiments, livres de comptes, registres, échantillons, etc.
Sur chaque boite est apposée ensuite une étiquette sur laquelle se trouve la cote. Il s’agit d’un code alphanumérique unique pour chaque boîte, qui permet sa localisation dans le bâtiment et qui, surtout, fait le lien entre elle et sa description.

La rédaction de l’inventaire

En effet, au fil du classement, les informations qui permettent de décrire chaque ensemble de documents (chaque boîte, chaque dossier) sont relevées par l’archiviste. Grâce à des logiciels spécifiques aux métiers des archives, les données collectées au cours du classement (thèmes, dates, descriptions, analyses,… et les cotes bien sûr !) peuvent être ordonnées aussi efficacement que possible par l’archiviste en fonction des rubriques retenues dans le plan de classement.


inventaire_filatureToutes ces données une fois compilées forment un document que l’on nomme inventaire. L’inventaire des archives de la Filature sera numérique, c’est-à-dire consultable et interrogeable à distance par le public. Mais n’anticipons pas sur le 6ème et dernier épisode de notre feuilleton !

Ce travail terminé, les boites ne restent bien entendu pas dans la salle de tri…mais ça, on en parlera dans le prochain épisode de notre feuilleton !



(à suivre…)
Prochain épisode : « Conserver les documents pour les générations futures »


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